El modelo de acta de reunión es muy importante ya que las reuniones son parte del día a día en el mundo laboral que nos rodea. Es fácil darse cuenta de la toma de apuntes es de suma importancia en estas, las ideas, reflexiones o acuerdos realizados en una reunión, son la base sobre la que se trabajará en toda empresa. Al ser tan importantes es necesario que las actas de reunión estén bien diseñadas. Para que no se escape ese detalle en este artículo compartimos un modelo de acta de reunión y algunos consejos y guías sobre como debe ser redactada para que todo esté organizado de manera correcta.

Definición sobre un acta de reunión

El acta de reunión es un documento hecho para dejar constancia de todo lo hablado, acordado o decidido durante una reunión. Su objetivo principal es servir a manera de registro de la reunión para que esta información pueda ser usada en un futuro.

Ya sea si la reunión es formal o informal así como si el documento es para uso propio o uso empresarial, un acta de reunión suele resultar bastante útil y siempre debería haber una persona encargada de escribirla.

Muchas veces es considerado como algo que no es necesario dependiendo del tipo de reunión, pero la verdad es que esta acta puede ser de mucha ayuda para poder recordar todos los puntos clave que se llegaron a tratar en el encuentro.

Realización de un acta de reunión

No existe un modelo definitivo o único sobre un acta de reunión, lo único que debe resaltar en todas es su contenido que está formado por una serie de aspectos mínimos que lo convierten en material muy útil para futuro.

Aunque es cierto que no siempre hay tiempo de escribir todo de manera literal, es importante reflejar las ideas, acuerdos o temas que sean relevantes para que estos queden en un registro y sirvan de recordatorio.

Por lo general, no se debe olvidar la inclusión de lo siguiente:

1. La contextualización: Esta parte es lo primero que debe aparecer y su función principal es servir para entender cuándo, cómo y por qué se ha llevado a cabo esa reunión.

2. Orden del día: Normalmente las reuniones suelen estar establecidas por un orden del día o unos temas específicos a tratar.

3. Desarrollo de la reunión: En esta parte se debe recoger todos los temas que son más importantes y que van surgiendo a lo largo del desarrollo de la reunión.

4. Compromisos y acuerdos: Es muy importante el recoger con mucha precisión todos los acuerdos y los compromisos que adquieren las partes presentes en la reunión.

5. Fecha de la próxima reunión: Aunque no es un dato imprescindible, pero en caso se cierre una nueva fecha para celebrar otra reunión será de mucha utilidad recogerla en el acta.

A continuación hay un ejemplo de la estructura de un acta de reunión:

Nombre de la entidad: STLM

Número de la sesión: #001 – 2021

Fecha y Hora: 01/02/2021 3:55 pm

Lugar: Sala de reuniones

Participantes: Nombre, apellidos y cargo.

Orden del día:

  • Soluciones a las adversidades.
  • Desarrollo de la sesión.
  • Acuerdos o toma de decisiones.