Un modelo de acta de reunión de trabajo es la clave para lograr el éxito de una reunión de trabajo. Sin embargo, hay diversos factores que siempre se deben de tener en cuenta: Primero está la optimización del tiempo, luego la presencia de los asistentes y finalmente la buena imagen de la empresa.

Por ello, el lugar donde se lleve a cabo la reunión es uno de los aspectos más importantes ya que permite proyectar una imagen profesional que sirve de ayuda a la consecución de objetivos de la empresa.

Estructura de un acta de reunión de trabajo

Uno de los mejores consejos al redactar actas de reunión es siempre redactarlas con una estructura y formato no variable. Esto permitirá que los participantes se acostumbren a ella y de esta manera podrás leerlas con mucha mayor agilidad, por lo que puede ser muy útil tener un propio modelo de acta de reunión de trabajo.

Para lograr un acta de este tipo es necesario seguir estas pautas en cuento a estructura del contenido:

1. Encabezado: El encabezado es una de las partes más importante del acta, este debe incluir el lugar, la fecha y los nombres de los participantes, de esta forma se podrá mantener organizado el registro y así evitar confundir actas previas con las actuales. El tema de la reunión funcionará como encabezamiento.

2. Cuerpo principal: Este funcionará como la parte más importante del acta, siendo el lugar donde se deje constancia de los temas tratados. Se asignará un párrafo a cada tema y en ellos se hará un resumen de los argumentos y debates llevados a cabo en cada uno.

3. Conclusión: En este espacio se procede a redactar el resumen, los resultados y también de las decisiones tomadas durante la reunión, así como la correcta distribución de las tareas y el nombre de la persona responsable de cada una de ellas. También se puede especificar cuál será la programación de la siguiente reunión y también de registrar los planes de entrega si estos se han realizado.

4. Espacio para firmas: Al final debe haber un espacio dedicado para quien firma un acta de reunión, que normalmente se trata de quien redacta el documento y el presidente de la reunión.

5. Anexo: Se puede agregar al final un anexo con todos los documentos presentados en la reunión. 

Datos a tener en cuenta para que la lectura del acta sea sencilla

  • No formular oraciones largas.
  • Redactar con mucha claridad y comprensión.
  • Resaltar los puntos más importantes, utilizando un formato para ello.
  • Estructurar el acta de manera lógica.
  • Los temas se deben agrupar por puntos y en orden cronológico.
  • Mantener en todo el documento tanto la forma y la estructura de manera homogénea.
  • Asignar a cada uno de los expositores u oradores su respectiva oración.
  • Adjuntar los documentos necesarios al final del documento.